Hogyan egyszerűsíthetem a vállalkozásom pénzügyi adminisztrációját?
Mindannyiunk életében jelen van a céges adminisztráció, ami kötelező elemként lefoglalja a hasznos időnk egy jó részét. Megkerülni nem tudjuk, de törekedni kell arra, hogy a lehető legrövidebb időnket vigye el.
Módszeresség és rutin ugyan sokat javíthat az idő kihasználásban. De ha többször kell hozzányúlni ugyan ahhoz a papírhoz, akkor megy az idő. Jómagam példáján okulva, gyakran éjszakákba nyúlóan rendeztem a számláimat, lekönyvelni a házipénztárba, majd bevezetni ugyan azt a költségnyilvántartásba. Megnézni, hogy a cashflow tervemben minden stimmel-e, a könyvelőmnek összeállítani a könyvelési csomagokat, és még sorolhatnám végtelenül. Szó mi szó, eljutottam arra a pontra, ahol elkezdtem összehangolni az egyes adminisztratív mozzanatokat.
Számlázás
Először a számlázással kezdtem. Itt gyorsan rájöttem arra, hogy a számlázást és a házipénztár bevételi ágát össze lehet kötni. A következő lépésem az volt, hogy a szerződött munkáim bevételi nyilvántartását megteremtettem, ezzel előállt a cashflow bevételi prognózisom. Most már egy képernyőn, a nyitó képernyőn láttam, hogy mikor mennyi bevételre számíthatok, mikorra ütemezhetek nagyobb kifizetéseket.
Bevétel előre jelzés és számlázási könnyítése
Ha már van bevételi prognózisom teljesítési dátumokkal, akkor nagyon egyszerűen tovább csökkentettem a számlázási adminisztrációt. A számlázandó munkákra létre lehetett hozni automatizmust, amely jelzi ha számlázni kell egy-egy jól elvégzett munkát. Néhány kattintással elkészül a számla a korábban beállított szerződéses adatok alapján, egy-egy jelölő bepipálásával pedig a számlához elkészül a teljesítés igazolás és a számla levél is. Ezzel a lépéssel harmadára csökkentettem a számlázással eltöltött időmet.
Vannak olyan munkáim, amelyek folyamatos teljesítésűek, ezeket szeretem a legjobban, mivel egy perc alá sikerült leszorítanom ezen munkákhoz kapcsolódó számlázási és bevétel nyilvántartási feladatokat. A számla lezárásáig automatikusan létrejön a bevételi nyilvántartásban a következő teljesítési időszak bevételi terve. Teljesítéskor csak számlát kell kiállítanom, és kész.
Költségeim
Korábban a hátam közepére kívántam a költségekkel foglalkozni, szerintem ez a terület igényli messze a legtöbb adminisztrációs munkát. Ugyanakkor ez az a terület, amely a legtöbb automatizálási lehetőséget jelenti. Egyrészről, vannak ismétlődően felmerülő költségek. Gyakorlatban olyan ez, mint az állandó átutalási megbízás tükrözése, az állandó költségek automatikusan bekerülhetnek a költség nyilvántartásba. Kifizetéskor, már csak egy „kifizetve” jelölőt kell beállítani.
Költségnyilvántartásról mondanék még néhány hasznos információt. A költségeket minden esetben költséghelyen kell nyilván tartani. Ez hasznos a későbbi elemzésekben, mint például mitől lesz egy szerződött munka veszteséges vagy nyereséges. Egy adott munkához tartozó bevételek és költségek ugyan azon a munkaszámon vannak nyilvántartva, ezzel munkaszám szinten tervezhető, menedzselhető a cashflow. Kontroll alatt lehet tartani, hogy egy adott munka ne forduljon veszteségbe, vagy megtakarítási lehetőségek is jól azonosíthatóak.
Házipénztár
Emellett rendkívül hasznos, ha a költségnyilvántartás össze van kötve a házipénztárral is. A készpénzes kifizetés egyúttal bekerül a házipénztárba is a költség rögzítésekor (ha kifizetett állapotú a költségtétel). A házipénztár vezetésében összességében eljutottam oda, hogy csak akkor kell külön a házipénztárba rögzítenem, amikor készpénzt kell felvenni. Minden más esetben a házipénztári bevételi és költségtételek pontosan a helyükre kerülnek.
Pénzügyi információk egy helyen (dashboard)
A kényelmi funkciók sorát bővíti, hogy a nyitó lapon (dashboard) elérhető az aktuális pénzügyi helyzetet mutató legfőbb adatok, összes bevétel és kiadás, gazdálkodási egyenleg, követelések és fizetendő tételek, áfa összesítő, cash flow előre jelezés, a jövőbe mutató cashflow terv, a számlázandó munkák és a számlázással kapcsolatos teendők.
Együttműködés a könyvelővel
Végezetül, plusz hozadéka az adminisztrációs automatizmusnak, hogy egyszerűbbé vált a könyvelőmmel való együttműködés is. Hozzáférést kapott a céges fiókomhoz. Közvetlenül eléri a munkavégzéséhez szükséges adatokat, akkor, amikor neki megfelelő. Megszűnt a „mikor kapom meg a számlákat” nyomás, nincs utolsó pillanatos éjszakába nyúló adminisztráció. :-D
Azt gondolom, hogy így lehet rövid idő alatt, mindössze napi 5-15 perc adminisztrációs időráfordítással vezetni a cég pénzügyeit. Ajánlom bárkinek, aki könnyíteni szeretne a munkáján!
Egyszerűsítheti a vállalkozása pénzügyi adminisztrációját e-mi.hu céges fiókkal!
|
||||||||||
|
|