A PDF számlázás ingyenes! Miért fizetne a drága elektronikus számláért?
Több helyen találkoztam azzal a gondolattal, felvetéssel, hogy a PDF-ben kiküldött számla nem állja meg a helyét. A talált válaszokat az alábbiakban összesítem. Persze senki sem tévedhetetlen, így kérem, ha pontosítást, új perspektívát, gondolatot lát, ami szerint fejlesztendő a cikk tartalma, írja meg nekem.
A válasz a PDF számlázásra
A NAV a számlázás szabályairól információs füzetet tett közzé "A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai 2014." címmel.
„A számla papíralapon és elektronikus úton is kibocsátható. Az Áfa tv-ben meghatározott fogalomnak megfelelően elektronikus számlának minősül minden olyan, az Áfa tv-ben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az elektronikus számlákra is a számlákra vonatkozó általános szabályok vonatkoznak. Tekintettel ugyanakkor arra, hogy az elektronikus számla fogadásának, illetve az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság biztosításának a termék beszerzője/szolgáltatás igénybevevője részéről technikai feltételei vannak, az elektronikus számlázás tekintetében elengedhetetlen a felek együttműködése. Ezért az Áfa tv. az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként továbbra is előírja a számlabefogadó beleegyezését (ami nem csak formális lehet, vagyis megvalósulhat pl. a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével történő hallgatólagos belegyezés révén is), illetve EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodását.”
Úgy gondolom, hogy fontos itt figyelembe venni az Áfa tv. 259. § 5. pontja szerinti előírást is „e törvény alkalmazásában elektronikus számla: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Ezeknek a követelményeknek történő megfelelés módját a törvény az adóalanyokra bízza.” Elektronikus számlának minősül az elektronikus formában küldött fax, vagy a papíralapon készült számla szkennelt változata PDF mellékletként csatolva és emailben elküldve.
Az elektronikus számlák megőrzésével kapcsolatosan az Áfa tv. 179. §-a tartalmaz rendelkezéseket. 2012. december 31-ét követő teljesítési időponttal a papíralapon kibocsátott számlák elektronikusan is megőrizhetőek. Az elektronikus számlák csak elektronikusan őrizhetőek meg. A megőrzési kötelezettség kiterjed a számla eredetének hitelességére, adattartalma sértetlenségét biztosító adatokra is. Elektronikus számlák esetében a formátum változtatható, ha továbbra is biztosított, hogy nem sérül az eredet hitelessége és az adattartalom [Áfa tv. 179. § (1)-(2) bekezdés].
A megőrzéskor biztosítani kell az alábbi feltétel teljesülését is: "A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie."
Mi a PDF számla?
- A PDF számla hagyományos papír alapú számla, csupán a számla nyomtatás feladatát az ügyfelé végzi el, amennyiben szükséges a számára a számla papír alapon.
- A PDF számla tényét és üzleti létezését még a NAV is elismeri jogszabályban rögzítetten!
Kinek szükséges papír alapon a számla?
- Magánszemélyek: nekik nincs szükségük papír alapon a számlára, elég, ha a levelezéséből elő tudja keresni.
- Vállalati ügyfelek: Ugyan előírás, hogy papír alapon meg kell lennie a számlának Áfa visszatérítéshez. Ugyanakkor csak akkor szükséges valójában, amikor NAV ellenőrzés van. De ilyenkor a NAV általában elektronikusan, CD-re írva kér be minden papírt és nincs szükség a tényleges papírra. Valójában extra munkát jelent beszkennelni a papír alapú számlát, és ígyis úgyis elektronikus tárolás a vége. Az ügyflének megspórolhatja a szkennelést a PDF számlával.
Hogyan ismeri el a NAV a PDF számla üzleti létezését?
A számítógéppel készített számlát nem kötelező aláírni, ha a számla képen szerepel a "Számla aláírás és pecsét nélkül érvényes." megjelölés. Lehetővé teszi, hogy ne kelljen nyomtatni.
A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet melléklete határozza meg az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás adattartalmát. Az adattartolm alapján a számla megjelenési formája lehet:
- e-számla
- EDI számla
- papír alapon továbbított számla
- papír alapon előállított, de elektronikus formában továbbított számla
A PDF számla papír alapon előállított, de elektronikus formában továbbított számla!
Az ügyfélével való megállapodás az alapja, hogy PDF számlát küldjön, jogszabályi akadálya nincs.
Összeségében miről is szól a PDF számlázás a gyakorlatban?
- Kiállítja a számláját a jogszabályoknak megfelelően, elkészül a számlakép PDF-ben
- PDF állományt nyomtatás helyett elküldi az ügyfele számára e-mailben
- Ügyfele kinyomtatja a számlát (ha szüksége van a nyomtatott változatra)
- Adózási oldalról ugyan úgy megkeletkezik az adófizetési kötelezettsége, amelyet bevall és megfizeti az adótartalmat.
Tehát elmondható, hogy a PDF számla készítése megfelel a magyar és az uniós jogszabályoknak, előírásoknak. A számlák nyugodtan küldhetőek e-mailben, ha erről a felek bármilyen formában megállapodtak.
PDF számla megőrzése, a számlák archiválása
A PDF számla archiválásáról gondoskodnia kell. Az archiválásról szóló jogszabály lényege, hogy garantáltan módosítás mentesen őrizze meg a kiállított számlát. A kiállított számlát meg kell őriznie 8 évig. NAV által elfogadott módon két féleképpen teheti meg:
- nyomtatott formában
- az egész éves kiálllított számla állomány egy csomagban elektronikusan aláírva. Ennek az előnye, hogy csak egyetlen egyszer kell aláírni. Tehát sokkal kedvezőbb a költségeket tekintve. Az éves számla csomagot vagy a könyvelője, vagy az ügyvédje elektronikusan alá tudja írni elektronikusan. Ezt követően már csak annyi a teendője, hogy több adattárolóra kimenti az így elkészült elektronikus dokumentumot.
Olcsóbb, mint az elektronikus számla?
Igen, a PDF számla sokkal olcsóbb, mint az elektronikus számla. Felesleges költségektől kímélheti meg magát:
- Nincs időbélyeg költség
- Nincs elektronikus aláírási költség
- Nincs megőrzési díj
Csupán évi egyszeri archiválási költsége merül fel, ami a könyvelőjével vagy az ügyvédjével való megállapodás függvénye.
Az e-mi.hu valamennyi szolgáltatás csomagja lehetőséget kínál arra, hogy a kiállított számlát pdf-ben e-mailben megküldje az ügyfelei részére. A kiküldött számla e-mailt az e-mi.hu letárolja, bármikor előkeresheti a későbbiek folyamán.
|
||||||||||
|
|