e-mi.hu fiók birtokba vétele lépésről lépésre

Mint minden új ügyviteli program esetében, felmerülnek teendők, hogy eredményesen használni tudjon egy újonnan birtokba vett programot. A jelen cikk útmutatóként szolgál, hogyan tudja gyorsan és praktikusan használatba venni az e-mi.hu fiókját.

Első körben kérem végezze el az e-mi.hu regisztrációt. Ezzel létrejön az e-mi.hu céges fiókja. Segítségül a regisztrációs oldal linkje:

https://www.e-mi.hu/index.php?site=regisztracio

A regisztráció oldalon válassza ki azt a szolgáltatás csomagot, amelyik a leginkább szolgálja az üzleti tevékenységét.

 

Ha elkészült a regisztrációval, az első bejelentkezést követően el kell végezni néhány alapvető feladatot.

 

Törzsadatok kitöltése

(Törzsadatok / cégem adatai menüpont)

1. cég adatok,
2. telephelyek (csak az e-mi.hu assistant csomagban),
3. banki adatok, ha van folyószámla hitelkeret
4. szolgáltatás jegyzék,
5. áfa kulcsok: ezt csak ellenőrizni kell, hogy szerepel-e minden áfakulcs, amire szüksége van
6. adózás és Áfa fizetés módja

 

e-mi.hu előfizetői profil beállítása

(Beállítások / e-mi.hu előfizetői profilom menüpont):

1. itt megadhatja a díjfizetés gyakoriságot. Számlázó csomag esetében csak éves díjfizetés áll módjában, az e-mi.hu mikro és az e-mi.hu assistant csomagok esetén havi, negyedéves, féléves és éves díjfizetési gyakoriságok közül választhatja ki a szimpatikus fizetési gyakoriságot.
2. Ellenőríze le pénzügyi kapcsolattartó adatait. Az itt megjelölt kapcsolattartó fogja megkapni az e-mi.hu használatáról szóló számlákat.

 

Felhasználók

(Beállítások / Felhasználó adminisztráció menüpont)

Vegye fel felhasználóként az e-mi.hu fiókjában dolgozó munkatársait

• A regisztrációt elvégző lesz a fiókgazda. A fiókgazda rendelkezik az összes jogosultsággal. Később megváltoztathatja, hogy ki legyen a fiókgazda. Több fiókgazdája is lehet egy e-mi.hu céges fióknak.
• Munkatársait vegye fel felhasználóként: név, e-mail címet és jogosultsági szintet kell megadni. „Felhasználó létrehozása” gombbal a az új felhasználók megkapják a regisztrációs levelet, amivel be tudják fejezni a felhasználói regisztrációjukat. e-mi.hu-ban alkalmazott jogosultsági szintek:
  • Fiókgazda: minden jogosultsággal bír
  • Adminisztrátor: minden joggal rendelkezi a felhasználó adminisztráción és az e-mi.hu-t érintő szerződéses jogviszonyt állító funkciók kivételével
  • Pénzügyi munkatárs: bevételek és költségekhez kapcsolódó valamennyi funkcióhoz rendelkezik hozzáféréssel (mikro és assistant csomagok esetén)
  • Számlázó munkatárs: bevételek kezeléséhez rendelkezik minden jogosultsággal
  • Munkatárs: alapértelmezettként nincs jogosultsága, egyedileg kell beállítani hogy mihez kívánnak jogot adni számára.
  • Könyvelő: csak olvasási joggal rendelkezik minden adathoz és funkcióhoz
  • Vegye fel felhasználónak a könyvelőjét, így a könyvelője közvetlenül e-mi.hu fiókjából tud dolgozni.
• Szükség esetén a felhasználók jogai részletesen egyedileg is beállíthatók

 

Számlázási alapértelmezett beállítások és sablon levelek

(Törzsadatok / Számla beállítások és irat sablonok menüpont)

• Itt beállíthatja a számlázási működési alapértelmezett adatokat, a számlán megjelenő állandó szövegezéseket és az e-mi.hu működési módját egyes számlázási funkciókra.
• e-mi.hu kezel néhány alaplevél és e-mail típust, ami meggyorsíthatja a számlázását. Megadhatja az alábbi irattípusok szövegezését:
  • teljesítés igazolás (e-mi.hu assistant csomag esetében)
  • számla kísérő levél
  • számla kiküldő e-mail, amennyiben szeretné a számlát e-mailben pdf-ként kiküldeni
  • díjbekérő e-mail, a díjbekérő kiküldő e-mail levél szövegezését adhatja meg, amennyiben szeretné a díjbekérőt e-mailben pdf-ként kiküldeni
  • fizetési felszólító levél: 1. szintű fizetési felszólító levelet készíthet
  • fizetési felszólító e-mail: 1. szintű fizetési felszólítást kikülldheti e-mailben is
  • fizetési visszaigazoló e-mail, kösznő levél, hogy beérkezett a számla ellenértéke

 

Ha devizában is számláz, állítsa be melyik a számlázási devizanemet

(Törzsadatok / Deviza árfolyamok menüpont)

• Pipálja be, az ön számára szükséges devizát. Az MNB árfolyamot az e-mi.hu mindig automatikusan lekéri a kijelölt devizára.

 

Készen áll a számlázás megkezdésére!

 

További feladatok:

Partnertörzs feltöltése

Ha számlázó vagy ügyviteli programot váltott, akkor van mód arra, hogy a korábbi partnertörzsét beolvassuk az -emi.hu céges fiókjába.

Két forrásból tudjuk megtenni:

• adóhatósági ellenőrző lista tartalmazza a partnereket is. Ha átadja, akkor beolvassuk a fiókjába az adatokat. Ezzel két legyet is üthet egy csapásra, mivel a számlatörténete is rendelkezésre fog állni az e-mi.hu fiókjában.
• Másik mód, hogy jelzi felénk a beolvasási igényét, és megküldjük a partnertörzs sablont. Amit, ha kitölt és visszajuttat, akkor beolvassuk.

Dönthet úgy is, hogy folyamatában rögzíti a partnertörzsbe a vevőit és szállítóit, ahogy számlát kell kiállítani a számukra vagy szállítói számla érkezik tőlük.

 

Számla adatok beolvasása

Ha korábbi programról váltott, akkor lehetőség van a számlatörténet beolvasására az e-mi.hu céges fiókjába. Ennek szintén két módja van, és az eljárás is azonos a partnertörzs feltöltésével:

• adóhatósági ellenőrző lista betöltése. Csökkentett adattartalommal ugyan, de ezzel előáll maga a partnertörzs is
• Kérésre elküldjük a számla sablont. Ha kitöltve eljuttatja hozzánk, beolvassuk a fiókjába az adatokat.

A fenti két állomány valamelyikét juttassa el hozzánk és elvégezzük az adatbetöltést.

 

Készítse el a bevételi tervét

(e-mi.hu számlázó és mikro csomag esetében, az e-mi.hu assistant tervezéséről a későbbiekben írok)

• Opcionálisan el tudja készíteni a bevételi tervét havi szintű bevétel tervezéssel
• Vevő köröket, vagy szolgáltatás/termék csoportokat alakíthat ki.

 

Készítse el a költség tervét

(e-mi.hu mikro csomag esetében, az e-mi.hu assistant csomag költségtervezéséről a későbbiekben írok)

• Regisztrációkor létrejön egy alap költség nyilvántartási struktúra. Ezt ellenőrizze le, ha szükséges akkor testre tudja szabni. Módosítani, új költség sorokat felvenni, törölni, csoportosítani a sorok mellett lévő nyilak segítségével.
• Opcionálisan el tudja készíteni a költség tervét havi szintű tervezéssel

 

Rögzítse be a házipénztár nyitóegyenlegét

(e-mi.hu mikro és e-mi.hu assistant csomagok esetében)

• Az aktuális házipénztár egyenleget kell beállítani. Ehhez az éppen aktuális készpénz állomány összegével rögzítsen egy bevételi pénztárbizonylatot.

 

Állítsa be a cash flow-t

(e-mi.hu mikro és e-mi.hu assistant csomagok esetében)

Törzsadatok / cashflow beállítása menüpont

Cége már rendelkezik forgalmi adatokkal az e-mi.hu fiókja használatát megelőzően. Már voltak bevételei és költségei, tehát nem nulláról indul a cash flow-ja. Ahhoz, hogy a nyitólapi cash flow grafikon a helyes értékeket mutassa szükséges lesz cashflow beállítása is. Itt egy korrekciós értéket kell megadni, ami az e-miben lévő beolvasott számla adatok (mint bevétel) adatokhoz hozzáadódik, hogy a cashflow egyenlege a bankszámlán és a házipénztárban lévő összegek együttes értékét adja.

 

Sikeresen használatba vette az e-mi.hu számlázó vagy az e-mi.hu mikro céges fiókját.

 

e-mi.hu assistant csomag bevételek és költségek

A továbbiakban az e-mi.hu assistant fiók használatba vételével folytatjuk.

Az e-mi.hu assistant csomag projekt/szerződés/megrendelés központú, bevétel-költséghelyes gazdálkodást biztosít. A bevétel-költséghelyek üzleti kezelésére alakítottuk ki a munkaszámokat. A munkaszámok széles körű és rugalmas üzleti felépítést tesz lehetővé.

3 típusú munkaszámmal dolgozhat:

• bevételi munkaszám: munkaszám = szerződés, projekt vagy megrendelés; a munkaszámnak van bevétel és költség oldala.
• belső munkaszám: működési, operatív jellegű fix költségek gyűjtésére szolgál, csak költség oldallal rendelkezik
• beruházási munkaszám: beruházásokat önállóan megtervezhet és nyilván tarthat. A költségek mellett a projekt finanszírozási forrás jelenik meg: saját erő, valamint idegen forrás: (beruházási) hitel vagy pályázati forrás

Az e-mi.hu munkaszámok típusairól és céljairól önálló cikket készítettem.

 

Szerződés állomány felvitele

A projekteket, szerződéseket, megrendeléseket munkaszámon kell rögzíteni. Ez nagyobb lélegzetvételű munka lesz, de megéri vele foglalkozni, mivel átfogó és mély elemzést biztosító kontrolt építhet fel.

Induláskor a meglévő, folyamatban lévő teljesítésű szerződéseit rögzítse fel. Munkaszám típusként válassza a „bevételi” munkaszámot. Ahogy jönnek az új szerződései, minden szerződésre hozzon létre új munkaszámot.

A bevételhez rögzítse fel a szerződésben foglalt teljesítési és kifizetési ütemtervet. Majd rögzítse be a szerződés teljesítéséhez kapcsolódó alvállalkozói, beszállítói, stb. költség tervét.

Minden munkaszám önálló cash flowal rendelkezik. Ha megvan a szerződés felvitele, akkor szerződésenként fogja látni a szerződés cashflow tervét. Az összesítő oldalon fog megjeleni a cég egészére vonatkozó cash flow.

 

Működési költségek megtervezése

Első körben készítse el a költségsablont a működési költségekre. Költségstruktúra felépítésére tippet ide kattintva olvashat.

Ha elkészült a sablonnal, akkor hozza létre a működési költségeit nyilvántartó „belső” munkaszámot. Ezzel elkészült a költség nyilvántartása. Következő lépésként meg tudja tervezni a működési költségeit havi szintű bontásban.

Ha szervezeti egységenként vagy telephelyenként szeretné mérni a költségeit, akkor ennek megfelelően több „belső” munkaszámot is létre tud hozni, igénye szerint.

Tipp: először célszerű elkészíteni sablonban a költség struktúrát. A sablonból bármelyik munkaszámra be tudja készíteni a költségeket. Így elegendő egyszer foglalkoznia a struktúra felépítésével.

 

Beruházás megtervezése

Ha van folyamatban lévő beruházása, akkor nyisson a beruházásra „beruházás” típusú munkaszámot.

Első körben javasoljuk, hogy a beruházás költség oldalát tervezze meg a „belső” munkaszámhoz hasonlóan. Ebből látni fogja, hogy mikor mennyi finanszírozásra van szükséges. Ez alapján tudja megtervezni a beruházás bevételi, azaz finanszírozási oldalát saját erőből vagy idegen forrásból.