Hogyan egyszerűsíthetem a vállalkozásom pénzügyi adminisztrációját? - e-mi.hu

e-mi.hu

Online számlázó és ügyviteli rendszer

Hogyan egyszerűsíthetem a vállalkozásom pénzügyi adminisztrációját?

Mindannyiunk életében jelen van a céges adminisztráció, ami kötelező elemként lefoglalja a hasznos időnk egy jó részét. Megkerülni nem tudjuk, de törekedni kell arra, hogy a lehető legrövidebb időnket vigye el.

Módszeresség és rutin ugyan sokat javíthat az idő kihasználásban. De ha többször kell hozzányúlni ugyan ahhoz a papírhoz, akkor megy az idő. Jómagam példáján okulva, gyakran éjszakákba nyúlóan rendeztem a számláimat, lekönyvelni a házipénztárba, majd bevezetni ugyan azt a költségnyilvántartásba. Megnézni, hogy a cashflow tervemben minden stimmel-e, a könyvelőmnek összeállítani a könyvelési csomagokat, és még sorolhatnám végtelenül. Szó mi szó, eljutottam arra a pontra, ahol elkezdtem összehangolni az egyes adminisztratív mozzanatokat.

 

Számlázás

Először a számlázással kezdtem. Itt gyorsan rájöttem arra, hogy a számlázást és a házipénztár bevételi ágát össze lehet kötni. A következő lépésem az volt, hogy a szerződött munkáim bevételi nyilvántartását megteremtettem, ezzel előállt a cashflow bevételi prognózisom. Most már egy képernyőn, a nyitó képernyőn láttam, hogy mikor mennyi bevételre számíthatok, mikorra ütemezhetek nagyobb kifizetéseket.

 

Bevétel előre jelzés és számlázási könnyítése

Ha már van bevételi prognózisom teljesítési dátumokkal, akkor nagyon egyszerűen tovább csökkentettem a számlázási adminisztrációt. A számlázandó munkákra létre lehetett hozni automatizmust, amely jelzi ha számlázni kell egy-egy jól elvégzett munkát. Néhány kattintással elkészül a számla a korábban beállított szerződéses adatok alapján, egy-egy jelölő bepipálásával pedig a számlához elkészül a teljesítés igazolás és a számla levél is. Ezzel a lépéssel harmadára csökkentettem a számlázással eltöltött időmet.

Vannak olyan munkáim, amelyek folyamatos teljesítésűek, ezeket szeretem a legjobban, mivel egy perc alá sikerült leszorítanom ezen munkákhoz kapcsolódó számlázási és bevétel nyilvántartási feladatokat. A számla lezárásáig automatikusan létrejön a bevételi nyilvántartásban a következő teljesítési időszak bevételi terve. Teljesítéskor csak számlát kell kiállítanom, és kész.

 

Költségeim

Korábban a hátam közepére kívántam a költségekkel foglalkozni, szerintem ez a terület igényli messze a legtöbb adminisztrációs munkát. Ugyanakkor ez az a terület, amely a legtöbb automatizálási lehetőséget jelenti. Egyrészről, vannak ismétlődően felmerülő költségek. Gyakorlatban olyan ez, mint az állandó átutalási megbízás tükrözése, az állandó költségek automatikusan bekerülhetnek a költség nyilvántartásba. Kifizetéskor, már csak egy „kifizetve” jelölőt kell beállítani.

Költségnyilvántartásról mondanék még néhány hasznos információt. A költségeket minden esetben költséghelyen kell nyilván tartani. Ez hasznos a későbbi elemzésekben, mint például mitől lesz egy szerződött munka veszteséges vagy nyereséges. Egy adott munkához tartozó bevételek és költségek ugyan azon a munkaszámon vannak nyilvántartva, ezzel munkaszám szinten tervezhető, menedzselhető a cashflow. Kontroll alatt lehet tartani, hogy egy adott munka ne forduljon veszteségbe, vagy megtakarítási lehetőségek is jól azonosíthatóak.

 

Házipénztár

Emellett rendkívül hasznos, ha a költségnyilvántartás össze van kötve a házipénztárral is. A készpénzes kifizetés egyúttal bekerül a házipénztárba is a költség rögzítésekor (ha kifizetett állapotú a költségtétel). A házipénztár vezetésében összességében eljutottam oda, hogy csak akkor kell külön a házipénztárba rögzítenem, amikor készpénzt kell felvenni. Minden más esetben a házipénztári bevételi és költségtételek pontosan a helyükre kerülnek.

 

Pénzügyi információk egy helyen (dashboard)

A kényelmi funkciók sorát bővíti, hogy a nyitó lapon (dashboard) elérhető az aktuális pénzügyi helyzetet mutató legfőbb adatok, összes bevétel és kiadás, gazdálkodási egyenleg, követelések és fizetendő tételek, áfa összesítő, cash flow előre jelezés, a jövőbe mutató cashflow terv, a számlázandó munkák és a számlázással kapcsolatos teendők.

 

Együttműködés a könyvelővel

Végezetül, plusz hozadéka az adminisztrációs automatizmusnak, hogy egyszerűbbé vált a könyvelőmmel való együttműködés is. Hozzáférést kapott a céges fiókomhoz. Közvetlenül eléri a munkavégzéséhez szükséges adatokat, akkor, amikor neki megfelelő. Megszűnt a „mikor kapom meg a számlákat” nyomás, nincs utolsó pillanatos éjszakába nyúló adminisztráció.  :-D

 

Azt gondolom, hogy így lehet rövid idő alatt, mindössze napi 5-15 perc adminisztrációs időráfordítással vezetni a cég pénzügyeit. Ajánlom bárkinek, aki könnyíteni szeretne a munkáján!

 

Egyszerűsítheti a vállalkozása pénzügyi adminisztrációját e-mi.hu céges fiókkal!

 

Regisztráció
Itt létrehozhatja vállalkozása e-mi.hu fiókját









Kérjük válassza ki a szolgáltatás csomagot


e-mi.hu mikro

Teljes körű pénzügyi gazdálkodást építhet fel vállalkozása számára. Tervezheti és kontroll alatt tarthatja a cége pénzügyeit. Számlázás, házipénztár, szállítói számlák, cashflow tervezés.

Nettó díjak:
- Havi díj: 1990 Ft
- Negyedéves díj: 4990 Ft
- Féléves díj: 10990 Ft
- Éves díj: 20990 Ft*
(*1749 Ft/hónap)

A fentiekben foglalt adattartalommal a kiválasztott e-mi.hu csomag használatát cégjegyzésre jogosultként megrendelem, létrehozom a céges fiókot.
Az Általános Szerződési Feltételeket és az Adatkezelési tájékoztatót megismertem, az abban foglaltakat tudomásul veszem és a Megrendelőre nézve kötelezőnek ismerem el.