A PDF számlázás ingyenes! Miért fizetne a drága elektronikus számláért? - e-mi.hu

e-mi.hu

Online számlázó és ügyviteli rendszer

A PDF számlázás ingyenes! Miért fizetne a drága elektronikus számláért?

Több helyen találkoztam azzal a gondolattal, felvetéssel, hogy a PDF-ben kiküldött számla nem állja meg a helyét. A talált válaszokat az alábbiakban összesítem. Persze senki sem tévedhetetlen, így kérem, ha pontosítást, új perspektívát, gondolatot lát, ami szerint fejlesztendő a cikk tartalma, írja meg nekem.

 

 

A válasz a PDF számlázásra

A NAV a számlázás szabályairól információs füzetet tett közzé "A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályai 2014." címmel.

 „A számla papíralapon és elektronikus úton is kibocsátható. Az Áfa tv-ben meghatározott fogalomnak megfelelően elektronikus számlának minősül minden olyan, az Áfa tv-ben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az elektronikus számlákra is a számlákra vonatkozó általános szabályok vonatkoznak. Tekintettel ugyanakkor arra, hogy az elektronikus számla fogadásának, illetve az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság biztosításának a termék beszerzője/szolgáltatás igénybevevője részéről technikai feltételei vannak, az elektronikus számlázás tekintetében elengedhetetlen a felek együttműködése. Ezért az Áfa tv. az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként továbbra is előírja a számlabefogadó beleegyezését (ami nem csak formális lehet, vagyis megvalósulhat pl. a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével történő hallgatólagos belegyezés révén is), illetve EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodását.”

 

Úgy gondolom, hogy fontos itt figyelembe venni az Áfa tv. 259. § 5. pontja szerinti előírást is „e törvény alkalmazásában elektronikus számla: az e törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Ezeknek a követelményeknek történő megfelelés módját a törvény az adóalanyokra bízza.”  Elektronikus számlának minősül az elektronikus formában küldött fax, vagy a papíralapon készült számla szkennelt változata PDF mellékletként csatolva és emailben elküldve.

Az elektronikus számlák megőrzésével kapcsolatosan az Áfa tv. 179. §-a tartalmaz rendelkezéseket. 2012. december 31-ét követő teljesítési időponttal a papíralapon kibocsátott számlák elektronikusan is megőrizhetőek. Az elektronikus számlák csak elektronikusan őrizhetőek meg. A megőrzési kötelezettség kiterjed a számla eredetének hitelességére, adattartalma sértetlenségét biztosító adatokra is. Elektronikus számlák esetében a formátum változtatható, ha továbbra is biztosított, hogy nem sérül az eredet hitelessége és az adattartalom [Áfa tv. 179. § (1)-(2) bekezdés].

A megőrzéskor biztosítani kell az alábbi feltétel teljesülését is: "A számla olvashatósága pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie."

 

Mi a PDF számla?

  • A PDF számla hagyományos papír alapú számla, csupán a számla nyomtatás feladatát az ügyfelé végzi el, amennyiben szükséges a számára a számla papír alapon.
  • A PDF számla tényét és üzleti létezését még a NAV is elismeri jogszabályban rögzítetten!

 

 

Kinek szükséges papír alapon a számla?

  • Magánszemélyek: nekik nincs szükségük papír alapon a számlára, elég, ha a levelezéséből elő tudja keresni.
  • Vállalati ügyfelek: Ugyan előírás, hogy papír alapon meg kell lennie a számlának Áfa visszatérítéshez. Ugyanakkor csak akkor szükséges valójában, amikor NAV ellenőrzés van. De ilyenkor a NAV általában elektronikusan, CD-re írva kér be minden papírt és nincs szükség a tényleges papírra. Valójában extra munkát jelent beszkennelni a papír alapú számlát, és ígyis úgyis elektronikus tárolás a vége. Az ügyflének megspórolhatja a szkennelést a PDF számlával.

 

 

Hogyan ismeri el a NAV a PDF számla üzleti létezését?

A számítógéppel készített számlát nem kötelező aláírni, ha a számla képen szerepel a "Számla aláírás és pecsét nélkül érvényes." megjelölés. Lehetővé teszi, hogy ne kelljen nyomtatni.

A számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet melléklete határozza meg az adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás adattartalmát. Az adattartolm alapján a számla megjelenési formája lehet:

  • e-számla
  • EDI számla
  • papír alapon továbbított számla
  • papír alapon előállított, de elektronikus formában továbbított számla

A PDF számla papír alapon előállított, de elektronikus formában továbbított számla!

Az ügyfélével való megállapodás az alapja, hogy PDF számlát küldjön, jogszabályi akadálya nincs.

 

Összeségében miről is szól a PDF számlázás a gyakorlatban?

  1. Kiállítja a számláját a jogszabályoknak megfelelően, elkészül a számlakép PDF-ben
  2. PDF állományt nyomtatás helyett elküldi az ügyfele számára e-mailben
  3. Ügyfele kinyomtatja a számlát (ha szüksége van a nyomtatott változatra)
  4. Adózási oldalról ugyan úgy megkeletkezik az adófizetési kötelezettsége, amelyet bevall és megfizeti az adótartalmat.

 

Tehát elmondható, hogy a PDF számla készítése megfelel a magyar és az uniós jogszabályoknak, előírásoknak. A számlák nyugodtan küldhetőek e-mailben, ha erről a felek bármilyen formában megállapodtak.

 

PDF számla megőrzése, a számlák archiválása

A PDF számla archiválásáról gondoskodnia kell. Az archiválásról szóló jogszabály lényege, hogy garantáltan módosítás mentesen őrizze meg a kiállított számlát. A kiállított számlát meg kell őriznie 8 évig. NAV által elfogadott módon két féleképpen teheti meg:

  • nyomtatott formában
  • az egész éves kiálllított számla állomány egy csomagban elektronikusan aláírva. Ennek az előnye, hogy csak egyetlen egyszer kell aláírni. Tehát sokkal kedvezőbb a költségeket tekintve. Az éves számla csomagot vagy a könyvelője, vagy az ügyvédje elektronikusan alá tudja írni elektronikusan. Ezt követően már csak annyi a teendője, hogy több adattárolóra kimenti az így elkészült elektronikus dokumentumot.

 

 

Olcsóbb, mint az elektronikus számla?

Igen, a PDF számla sokkal olcsóbb, mint az elektronikus számla. Felesleges költségektől kímélheti meg magát:

  • Nincs időbélyeg költség
  • Nincs elektronikus aláírási költség
  • Nincs megőrzési díj

Csupán évi egyszeri archiválási költsége merül fel, ami a könyvelőjével vagy az ügyvédjével való megállapodás függvénye.

 

 

Az e-mi.hu valamennyi szolgáltatás csomagja lehetőséget kínál arra, hogy a kiállított számlát pdf-ben e-mailben megküldje az ügyfelei részére. A kiküldött számla e-mailt az e-mi.hu letárolja, bármikor előkeresheti a későbbiek folyamán.

 

Regisztráció
Itt létrehozhatja vállalkozása e-mi.hu fiókját









Kérjük válassza ki a szolgáltatás csomagot


e-mi.hu számlázó

Egyszerűen használható profi online számlázó program. Elegáns megoldás vállalkozása számláinak kiállítására.

Számlázzon bárhol, bármikor, bármilyen eszközön!

- Éves Nettó díj: 3990 Ft
(333 Ft/hónap)

A fentiekben foglalt adattartalommal a kiválasztott e-mi.hu csomag használatát cégjegyzésre jogosultként megrendelem, létrehozom a céges fiókot.
Az Általános Szerződési Feltételeket és az Adatkezelési tájékoztatót megismertem, az abban foglaltakat tudomásul veszem és a Megrendelőre nézve kötelezőnek ismerem el.