Elfolyik a vállalkozása pénze? 5 tipp hogyan foghatja meg a kiadásait

Első körben vegye jegyzékbe, mire költ a vállalkozása. Gondolja végig milyen állandó (iroda, bérleti díjak, üzlethelyiség, rezsi, telefon, kommunikáció, gépjármű, munkabér, adók és illetékek) és milyen változó (alvállalkozó, beszállító, anyagköltségek) költségek merülnek fel havonta. Majd mérje fel, hogy hónapon belül mikor merülnek fel ezen költségei.

Az elkészült jegyzéke alapján felmérheti, hogy hol tudja megfogni a felesleges költségeket, és összhangot tud teremteni a bevételek beérkezése és a kifizetések között. Alább összegyűjtöttem néhány tipikus hibát, amik az e-mi.hu online ügyviteli rendszer használatával eredményesen elkerülhető.

1. Folyószámla hitelek túlzott használata

Bármikor előfordulhat, hogy a vállalkozása átmeneti finanszírozására folyószámla hitelhez kell folyamodni. Ez lehet árukészlet finanszírozása, vagy egy-egy váratlan esemény okozta költségkifizetés. Azt mindenképpen kerülje el, hogy cégét tartósan folyószámla hitelből finanszírozza. A folyószámlahitel költsége havonta akár több százezer forintos felesleges többletköltséget jelenthet, ami viszi a profitot. Ha legalább 6 hónapja fennáll, hogy folyószámla hitelből finanszíroz, akkor azonnal költség takarékossági és bevétel növelő intézkedéseket kell hoznia. A komoly beavatkozás igényének első jele, hogy tartósan a hitelkeretéhez kell nyúlnia. A lényeg, hogy állítson össze egy cselekvési tervet az igénybe vett hitelkeret folyamatos és tartós csökkentésére.

Tippek:

• szüntesse meg a luxus kiadásokat
• vizsgálja felül azon szerződéseit, ahol a változó költségek meghaladják az adott szerződés bevételének 60%-át. Kezdeményezzen mind a vevőjével, mind a beszállítóival ártárgyalást. Ha a tárgyalások nem járnak sikerrel, akkor inkább szüntesse meg a szerződést, hogy megállítsa a veszteség termelő helyzetet;
• hozza összhangba a költségek kifizetését a bevételek beérkezésével
• ha van, a hosszú ideje fennálló kintlévőségét kezdje el behajtani, akár erre szakosodott intézetek bevonásával

2. Bevételek beérkezésének és a költségek kifizetésének egyensúlya

Gyakori hiba, hogy a költségeit – itt főleg az változó költségeit – hamarabb kifizeti, mint ahogyan a bevételei beérkeznek. Ez szándékunk ellenére is cashflow problémát jelenthet, azaz rejtett költséget termel mivel finanszírozási forrást is kénytelen lehet bevonni.

Tipp:

• A meghatározó volumenű beszállítói kifizetéseket igazítsa a bevételek beérkezéséhez, ezzel kiiktatja a kellemetlen cashflow ingadozást és az ezzel járó rejtett költségeket.

3. Tartalék képzés hiánya

A váratlan helyzetek kezelésének legfontosabb eszköze a tartalék képzés. Mindig gondoskodjon arról, hogy a bevételeinek legalább 3-5%-t helyezze tartalékalapba. Ennek a legjobb módja, ha a tartalékot elkülönült bankszámlán vezeti. A tartalék képzést jelenítse meg költségként, így következetesség révén természetes módon beépül a vállalkozása napi működésébe.

Ugyan ilyen fontos, hogy képezzen tartalékot, ha nagyobb mértékű beruházásra készül. Minél kisebb hányadban kényszerül finanszírozó forrás bevonására, annál nagyobb mértékű profitra számíthat a beruházás megtérülése során.

Tipp:

• bevétel beérkezésekor, a fennálló költségek kifizetése előtt helyezze a tartalék összegét az erre a célra szolgáló elkülönült bankszámlára.

4. Állandó költségek észrevétlenül gyarapodnak

Az állandó költségek egyik tulajdonsága, hogy folyamatosan növekednek szinte észrevétlenül és alattomosan. Egy idő után azt veszi észre, hogy miért kerül kétszer annyiba a vállalkozása alapvető fenntartása, mint pár évvel ezelőtt. Az állandó költségek növekedése szinte minden esetben a szükséges és konfort érzeten felüli luxus költések eredményeképpen áll elő. Olyan, mint bevásárló lista nélkül éhesen elmenni a hétvégi nagybevásárlásra. Szinte garantált, hogy 2x annyit fog vásárolni, mint ami feltétlenül szükséges lenne.

Tippek:

• Vezesse nyilvántartását, hogy mire mennyit költ.
• Ismerje meg a legnagyobb 10 költésének a valós értékét. Legalább negyed évente vizsgálja felül mire és miért költött.
• Legyen szigorú az állandó költségekkel (de csak olyan mértékben, ami már nem megy a legjobb embereinek a rovására)

Ne feledje az a pénz, amit nem költ el feleslegesen a vállalkozás 1) növeli a profitját, vagy 2) jövőbeli beruházások/fejlesztések finanszírozási forrása lehet.

5. Változó költség nincs egyensúlyban a bevétellel

Tudja, hogy mennyibe kerül önnek egy adott megrendelés teljesítése? A tartós veszteségek legnagyobb forrása, ha olyan szerződései vannak, amik teljesítése többe kerül, mint amennyit hoznak. Gyakori hiba, hogy figyelmen kívül maradnak a bekerülési költségek, és nincsenek egyensúlyban a bevételekkel.

Legyen tisztában a költségszerkezetével. A bevételek mekkora hányadát jelentik az állandó költségek, mekkora hányadát jelentik a változó költségek, és mekkora hányad a profit. Ez a három hányados legyen meg vállalkozás szinten és szerződés szinten is.

Tippek:

Minden megrendelés teljesítése más és más költségszerkezetet jelent, de általános irányként

• minden teljesítésnek fedeznie kell a rá eső állandó költségeket és a 3. pont szerinti tartalék képzést.
• határozza meg a minimálisan elvárt profit hányadot.
• a fennmaradó rész lehet maximum a változó költség.

Minden egyes teljesítésére mérje meg ezt a három mutatószámot. Vizsgálja felül azon szerződések pénzügyeit, ahol ez a három arány nincs összhangban a vállalkozása egészére vonatkozó hányadosokkal. Itt visszatérek a folyószámla hitelkeretnél leírtakhoz. Kezdeményezzen mind a vevőjével, mind a beszállítóival ártárgyalást. Ha a tárgyalások nem járnak sikerrel, akkor inkább szüntesse meg a szerződést, hogy megállítsa a veszteség termelő helyzetet.

Használjon eszközöket a gazdálkodási egyensúlyhoz

Első lépésként kezdjen el nyilvántartást vezetni a költségeiről. Az e-mi.hu online ügyviteli rendszer mikro-, kis- és közép vállalkozások számára. A számlázása mellett az e-mi.hu segítségével eredményes és mérhető gazdálkodást alakíthat ki előre mutató cashflow tervezéssel, ami segít elkerülni a fenti hibákat. A mindennapi rutin részévé teheti a kiegyensúlyozott vállalati gazdálkodást.

Az e-mi.hu használatához csak regisztrálnia kell, amelyett az alábbi form kitöltésével megtehet.