Lean vállalatirányítási módszer - hogyan lehet ez jó nekem?

Az első dokumentált, leanhez hasonló elven működő gyár a velencei Arzenálban működött az 1500-as években, ahol a folyamatos anyagáramlás elvét alkalmazva, rekordidő alatt voltak képesek egy gályát felépíteni. Az 1700-as években megkezdődött a fegyverek és alkatrészeik tömeggyártása, megkönnyítve a katonák dolgát a harctéren. Az 1800-as évek második felétől a veszteségmentes és minél hatékonyabb gyártási módszerek alkalmazása a civil iparban is tért hódított, főleg Henry Ford munkássága révén. Az általa alapított Ford gyárban már a 20. század legelején futószalagos gyártást alkalmaztak. Ezekben az időkben kezdtek el közgazdászok, üzemszervezők, pszichológusok is a munka hatékonyságával foglalkozni.

A lean Japánban vált meghatározó módszerré, filozófiává, mivel japán cégek, elsősorban a Toyota alkalmazta és dolgozta ki részleteiben. Sokan emiatt távol-keleti filozófiának tartják. 

Bővebben: A lean története

A lean alapelvei

A lean filozófia két fő alapelve a

• az ember tisztelete és
• a veszteségek, azaz az értéket nem teremtő lépések eltávolítása minden folyamatból, tevékenységből.

Az ember tisztelete

Az ember tisztelete egy lean vállalatnál azt jelenti, hogy a vállalat számára fontosak a munkatársai (hiszen ők képezik a vállalat legfőbb értékét), tiszteletben tartja ötleteiket, véleményüket, gondolataikat.

A lean szervezetek a bennük dolgozó emberek folyamatos fejlesztésével működnek. A veszteségek elkerülésére ők keresik a lehetőségeket, ők működtetik hatékonyan a folyamatokat, vevőorientált mérőszámokat és mérési módszereket kialakítva. A lean vezető nem elsősorban utasításokat adó vezető, hanem jól ismeri a munkatársak munkáját, felismeri és megérti az összefüggéseket, támogatja beosztottait céljaik elérésében, fejleszti képességeiket. Egy ilyen szervezetben mindenki felelős a kialakított rendszerért, követi annak előírásait és folyamatosan fejleszti, a környezethez, annak elvárásaihoz alakítja azokat.

A lean bevezetése, illetve alkalmazása sohasem okoz leépítéseket, elbocsátásokat, a folyamatos fejlesztés során felszabadult kapacitásokat új termékek kialakításába, új piacok keresésébe, illetve a vállalat folyamatos fejlesztésébe vonja be.

Az érték és a vevő fogalma

Az értéket minden esetben az ügyfél, a vevő szempontjából kell meghatározni. Ebben az esetben nem fontos, hogy belső (a vállalat egy másik szervezeti egységéről) vagy külső (valódi, fizető) vevőről van szó.

Egy folyamat számára vevőnek számít mindazon személy (ügyfél, páciens, vásárló), másik vállalati folyamat, másik vállalat (vevő), amely az adott folyamat termékét (legyen az valódi termék vagy szolgáltatás) felhasználja.

Így tehát hozzáadott érték az a tevékenység,

• amiért az ügyfél fizetni hajlandó,
• ami a termék funkcióját, színét, formáját, egyéb tulajdonságait úgy változtatja meg, hogy a termék közelebb kerül a vevő által elvártakhoz és
• amit már első alkalommal is helyesen végzünk el.

A veszteség

Veszteségnek számít mindazon tevékenység, amely közvetlenül nem állít elő a vevő számára értéket. A veszteségek állandó keresése, elemzése és eltávolítása a lean vállalat egyik legfontosabb tevékenysége.

Ezen tevékenységeket tovább kell osztályozni szükségtelen, megszüntetendő és az értékteremtést támogató, meg nem szüntethető kategóriákba. Az első csoportba tartozik a muda, mura és muri, a másodikba kerülnek például a folyamatok irányítását, felügyeletét szolgáló folyamatok.

Muda típusú veszteségek

A vállalatoknál fellelhető veszteségeket 9 fő csoportba különíthetők el:

Mura típusú veszteségek

A mura egyenetlenséget, kiegyensúlyozatlanságot, szabálytalanságot jelent, a tervezhetőség teljes vagy részleges hiányát mind emberek, mind gépek munkavégzése esetében. A mura egyértelműen oka lehet számtalan, muda típusú veszteségnek.

Muri típusú veszteségek

A muri túlterheltséget, túlterhelést jelent, a standard munka hiányának egyértelmű jele. Vonatkozhat mind emberekre, mind gépekre. Emberek esetében az irreálisan sok munka, az indokoltnál gyorsabb munkavégzés, a folyamatos túlórák, extra műszakok, gépek esetében a maximális kapacitás közelében történő folyamatos működtetés lehet ilyen típusú probléma. A muri egyértelműen oka lehet számtalan, muda típusú veszteségnek.

A lean rendszer építésének 5 alapvető lépése

A lean rendszereket, függetlenül attól, hogy hol alkalmazzák, 5 fontos alapelv szerint kell felépíteni. Ezek sorrendben a következők:

1. Meg kell határozni, mi a vevő számára a hozzáadott érték, mi az amiért hajlandó fizetni
2. Ki kell alakítani azt a folyamatot, amely a vevő számára az értéket előállítja
3. Ezt a folyamatot úgy kell üzemeltetni, hogy az anyagok, alkatrészek, információk akadálytalanul áramolhassanak
4. Az így kialakított folyamatokkal csak azt, akkor és olyan mennyiségben kell előállítani, ahogy, amikor és amilyen mennyiségben a folyamat ügyfele igényli
5. Az így felépített rendszert folyamatosan fejleszteni, tökéletesíteni kell

Az egyes lépések a következőket tartalmazzák:

1. Az érték meghatározása mindig a vevő szempontjából történik. Ennek érdekében meg kell tudni, mik a vevő igényei termékeinkkel, szolgáltatásainkkal kapcsolatban. Ez történhet külső vevők esetében a marketing-, vagy piackutatás eszközeivel, belső vevőink esetében személyes beszélgetések segítségével. Az így meghatározott értéket minden esetben célszerű a vevővel közösen megállapított mérőszámokkal pontosan leírni, mivel ezek képezik a későbbiekben a folyamatos fejlesztés alapját.
2. Az értékteremtő folyamat feltérképezése minden esetben a folyamat helyszínén (genba) kell, hogy történjen, a folyamat irányával megegyezően haladva. A tevékenység eredménye az ún. értékáram-térkép (value stream map), annak is az ún. jelenállapot térkép (current state map) verziója. Mielőtt a folyamat fejlesztésébe kezdenénk, célszerű céljainkat egy un. jövőállapot térképben (future state map) összefoglalni.
3. Akadálytalan áramlás biztosítása, az ún. flow elv. A folyamatból el kell távolítanunk minden veszteséget, hogy a termék akadálytalanul jusson végig az előállító folyamaton.
4. Húzórendszer kialakítása és üzemeltetése, az ún. pull elv. Egy adott folyamatnak csak akkor, annyit és oda kell a terméket előállítania, amikor, amennyit és ahova a vevő azt igényli, természetesen az általa elvárt minőségben.
5. A folyamatos fejlesztés lényege, hogy a folyamatainkat mindig fejlesztenünk kell annak érdekében, hogy a vevőink által elvárt értéket minél kevesebb ráfordítással legyünk képesek előállítani. Elsősorban a tevékenységeket végrehajtó munkatársak ötleteire építő folyamat.