Szolgáltató választás szempontjai

Mi a legfontosabb cél egy számlázási vagy ügyviteli rendszer használatával?

1. Vállalkozásunk fejlődését támogassa hosszú távon is. A döntés hosszú távra szól, legalább 5-10 évre.

2. Ügyvitelünket lehetőleg egyszerűsítse, csökkentse az adminisztrációra fordítandó időt.

3. Rejtett költségekkel együtt is finanszírozható legyen.

Mérje fel a jelenlegi és a jövőbeli igényeit!

A jelenlegi igényeken túl hosszú távon kell gondolkodni, mivel a jelenlegi döntésével hosszú távon fogja elkötelezni cégét. Első lépésként mérje fel a jelenlegi támogatási igényeit, mérje fel pontosan a cégvezetési szokásait. Tervezze meg, hogy 3-5 év múlva hova szeretné cégét fejleszteni. Írja le terveit, amely egyúttal a jelen és a jövő ügyvitel támogatási szükségleteit is jelenti. Például:

• Jelenlegi szükségletem: számlatömb helyett gépi számlát szeretnék kiállítani, lehetőség szerint bárhonnan, bármikor elérhető programmal.
• Jövőre: szeretném mérni, hogy a cégem bevétele mire megy el.
• 2 év múlva lesz 4-5 nagy ügyfelem, és emellett hetente egy-egy kisebb fizetős ügyet megoldok, a cégem stabilan fejlődik, szeretném előre látni mikor mennyi bevételre számíthatok, több számlát állítok ki, mint amennyinek átlátom a kifizetési ütemét. Tudatosan tervezem a cégem pénzügyeit.
• 5 év múlva 100 ügyfelem részére nyújtok szolgáltatást. Ahhoz, hogy időben minden munkám ki legyen számlázva, minden bevételem beérkezzen, szükségem van arra, hogy az ügyviteli rendszerem a kezem alá dolgozzon.

Térképezze fel a rejtett költségeket is!

Vegyük például az elektronikus számlázást. Az általános ismeretek szerint olcsóbb számlázási megoldást jelent, mind a papír alapú számlázás. Pénzügyi oldalról vizsgálva a papír alapú és az elektronikus számlakiállítás költségszerkezete a következőképpen néz ki:

A fenti összefoglaló alapján látható, hogy az elektronikus számlázással viszonylag magas állandó költséggel számolhat, amíg a papír alapú számlázás esetén valójában a kézbesítés módja határozza meg, hogy mennyibe is kerül a számlázás.

Az igényei alapján állítsa össze az értékelési szempontrendszerét!

Az értékelési szempontrendszerét bontsa 3 fő csoportra:

• Listázza fel az elvárt funkciókat a jelen és a jövőbeli igényei szerint. Vegye fel szempontként hogy a szolgáltató által nyújtott kínálat lehetővé teszi-e az igényei szerinti funkcionális bővülést (csomagváltást);
• Szolgáltató ajánlata szerinti díjak;
• A szolgáltatás igénybevételének egyéb költségei.

Ez a lista támpontja és segítsége lesz abban, hogy objektíven kiválassza az Önnek leginkább megfelelő szolgáltatást.

Most már elindulhat, hogy feltérképezze a kínálatot és kiválassza azt a programot, amelyre szüksége van. Nézze meg, hogy az adott szolgáltató kínálata megfelel-e a jelenlegi, és leginkább a jövőbeli üzleti igényeinek. Mindig tartsa szem előtt, hogy hosszú távú döntést fog meghozni. A legtöbb szolgáltató a programjait csomagokban értékesíti, így előnyben részesítheti azokat, akik egyaránt képesek a jelenlegi és a jövőbeli igényeit teljesíteni.

Az e-MI.hu több, mint számlázás. Tudatos cashflow menedzsmentet, hatékony adminisztrációt és képben tartott gazdálkodást valósíthat meg. Ha tudatosan és következetesen irányítja cége pénzügyeit, jelentősen lecsökkentheti a finanszírozás kockázatát. Mindehhez a legjobb online eszköze az e-MI.hu, amelyet a jelen és a jövőbeli igényeihez igazodva használhat. Az e-MI.hu cégvezetésre született.